Toplantı mı yapıyoruz? Toplanıyor muyuz?

Toplantı mı yapıyoruz? Toplanıyor muyuz?

·         "İdeal olan şey, toplantılar olmadan yürüyebilen şirketlerdir."

·         "Toplantılar kötü organizasyonun bir belirtisidir. Toplantılar ne kadar az olursa o kadar iyidir."

·         "Toplantılar tanımı gereği yetersiz bir organizasyona verilen bir tavizdir. Kişi ya toplantıda olur ya da çalışır; iki işlevi aynı anda karşılayamaz."

            Peter Drucker

Amerikalılar için her alanda birebir / yüz yüze etkileşimler çok önemlidir.

Karşılarındaki kişinin zayıf noktalarını en iyi karşılıklı görüşmelerde yakaladıklarına inanırlar. Ancak, yine yüz yüze görüşmelerde karşı tarafın:  

1) Samimiyeti,

2) Açık sözlülüğü,

3) Özgüveni,

4) Kararlılığı

5) Şahsiyet gücü,

6) Sözüne sadakati,

7) Beyin haritası (projeleri) Amerikalıları çok etkiler.

Bizler tevazu sahibi insanları tercih ederken, Amerikalılar tevazudan uzak, kendine güvenini açıkça ifade eden insanlara daha çok meftun olurlar.

Toplanalım mı? Çalışalım mı? (xx)

21. yüzyıl yöneticileri ve çalışanlarının en büyük sorunu iş yaşam dengesini kurabilmek. Belki de bugüne kadar olmadığımız kadar zaman fukarasıyız. Hemen herkesin ortak derdi şu; "zaman hiçbir şeye yetmiyor."

Taşıdıkları ağır sorumluluklara bakıldığında yöneticiler için durum biraz daha vahim. Hızla değişen ve geleceğin sürprizlerle dolu dünyasında geleceği öngörmeleri ve  kuruluşu bu öngörü doğrultusunda yönlendirmeleri ve bunu çok hızlı bir biçimde yapmaları gerekiyor. Sınırlı zamanda çok sayı ve çeşitlilikteki beklentileri karşılamak zorundalar.

Yetiştirilemeyen işler, zamanında alınamayan kararlar, doğru belirlenemeyen öncelikler kuruluşların geride kalmasına neden olabiliyor. Kuruluşun tüm kaynaklarının olduğu gibi zamanın da doğru ve etken kullanımı şirket performansında kritik rol oynuyor.

Belki de bu yüzden etken ve verimli zaman yönetimi,  temel yönetim becerilerinden biri olarak kabul ediliyor. Ünlü yönetim gurusu Drucker konunun önemini uzun yıllar önce çok güzel vurgulamış; "Zaman doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılmaz!"

Zamanı etken kullanabilmek ciddi emek ve kararlılık gerektiriyor. Zaman yönetim tekniklerini bilmekten daha önemli olan "zamanın değerinin farkında olmak!" Yöneticilerin zamanlarını en çok harcadıkları aktivetelerden biri de hiç kuşkusuz bitmek tükenmek bilmeyen toplantılar.

İletişim teknolojilerindeki devrim niteliğindeki gelişmelere rağmen paylaşım ve iletişim aracı olarak toplantıların iş yaşamımızdaki ağırlığı her geçen gün artıyor. Ajandalarımız kontrolümüzden çıkmış durumda ve çoğunlukla toplantıların kontrolü altında.  Hiç hesapladınız mı, bir yönetici olarak bir gününüzün, bir haftanızın ya da bir ay veya bir yılınızın ne kadarı toplantılarda geçiyor...

Hesaplamak zor diyorsanız durumun ciddiyetini görmek için farklı göstergeler de kullanılabilir. Son bir hafta içinde kaç kişi ilk aradığında size ulaşmayı başarabildi?

Ya da kaç kişiye en geç iki gün sonrası için randevu verebildiniz?

Çalışanlarınızla yapmayı planladığınız bölüm toplantısını ne kadar süredir erteliyor ve  yapamıyorsunuz?

İş yeriniz bir fabrika ise sahaya ya da atölyeye en son ne zaman inebilmiştiniz?

Çalışanlarınız sizi göremiyor, geribildirim alamıyor olmaktan ne kadar şikayet ediyorlar?

En son ne zaman çocuğunuzun oyun  oynama enerjisi tükenmeden evde olabilmiştiniz?

Belki de o toplantıdan bu toplantıya o kadar çok koşturuyorsunuzdur ki bunları düşünmeye bile zaman bulamıyorsunuzdur.

Sorunun boyutlarını görmek açısından bazı araştırma sonuçlarına bir göz atmakta fayda olabilir. 1997'de yapılmış bir araştırmaya (1) göre;

·         tepe yöneticiler haftada 17 saatlerini,

·         üst düzey yöneticiler 23,

·         orta düzey yöneticiler ise haftada 11 saatlerini toplantılarda geçiriyor.

Yine aynı araştırma sonuçlarına göre bu toplantıların;

·         %56'sı verimsiz,

·         %25'i gereksiz, 

·         %25'i ise konu dışı konuşmalarla geçiyor.

1998’de yapılan bir başka araştırmaya (2) göre yöneticiler zamanlarının %70'ini toplantılarda geçiriyor.

Harward Business School'un bir çalışması (3) ise toplantıların %90'ının çok az işe yaradığını gösteriyor.

Genel bir araştırma ise yöneticilerin zamanlarının verimsiz toplantılarda geçirdiğini gösteriyor. Güney Kaliforniya Üniversitesinde yapılan bir araştırma ise bunun nedenlerini çok güzel ortaya koyuyor.

Söz konusu araştırmada;

·         toplantı katılımcılarının%96'sının "toplantıda konuşulanların tümünü" kaçırdığı ve

·         katılımcıların %91'nin "toplantıda hayal kurduğu" bulgulanmış.

Sonuç olarak toplantıların sadece %1'inde yaratıcı ve yeni çözümlere ulaşılıyor.

Ülkemiz özelinde bu konuda yapılmış kapsamlı araştırmalara ulaşamadım. Ancak yaşanılanlardan, paylaşılanlardan ve gözlemlerden yola çıkarsak bizde de durumun üç aşağı beş yukarı benzer bir tablo oluşturduğu sonucuna ulaşabiliriz...

Aslında bu konularda yeterli araştırmaların yapılmamış olması bile toplum olarak zamanın değerini bilme, başkalarının zamanlarına saygı gösterme gibi konularda hangi noktada olduğumuza ilişkin önemli veriler sunabilecek bir gösterge olarak değerlendirilebilir.

Verimli ve etken toplantı yapabilmenin önkoşullarına bakıldığında bu konuda neden çok da iç açıcı bir tablo içinde olmadığımız kendiliğinden ortaya çıkıyor.

Bu önkoşullardan en önemlileri;

·         toplantıların hedefli ve gündemli olması,

·         katılımcıların toplantı için  toplantı süresi kadar ön hazırlık yapmalarıdır.

Yapılan ya da katılınan toplantı sayısının artmasına paralel olarak her toplantı için hedef belirleme, gündem hazırlama ve hele de ön hazırlık yapma  gibi yararlı alışkanlıklar varsa bile bunun sürdürülmesi giderek güçleşmiş ve hatta tamamen ortadan kalkmış bulunuyor. Durum böyle oluca da  bol toplantı az sonuç ile değerli zamanlar israf oluyor... Oysa "zaman"  belki de her türlü kaynaktan çok daha verimli kullanılması gereken, çok özel bir kaynak.

Bu konuda kat edilmesi gereken çok yolumuz var. Zamanımızın çoğu toplantılarda hele de verimsiz toplantılarda geçiyorsa çalışmaya ya da asıl yapmamız gerekenlere zaman kalmıyor demektir.

Aynı zamanda hem toplantı yapıp hem çalışamayacağımıza göre zamanımızın kontrolünü ele almak gerekiyor.

Aslında  keşke  Drucker'ın dediğini yapabilsek; "İdeal olan toplantılar olmadan işleyebilen örgütlerdir!"

Toplanmayı bilmek gerek

Toplantının tarihi ve konusu önceden bilinmeli ve katılılımcılara görüşlerini ve (varsa) itirazlarını hazırlamak için zaman tanınmalı.

Örgütler de insanlar gibidir: Konuşmasını öğrenen uzun ömürlü ve saygın olur.

Şirketlerimizin çoğu kendi aralarında konuşmayı, yani toplantı sanatını icra etmeyi öğrenemiyor. Okuyuculardan aldığım mektupların hatırı sayılır bir kısmı, etkili toplantının nasıl yapılabileceğine dairdir. Benimse şahit olduğum en verimli toplantılar, Sabri Ülker Bey'in başkanlığını yaptığı toplantılardı. O toplantıların havasını yıllar önce yazdım; gözden kaçırmış olanlar için bir daha tekrarlayayım. (x)

Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay öncesinden belli olurdu. Şirket müdürü, bir hafta önce bütün katılımcılara toplantı gündemini ve gündemdeki konularla ilgili diğer bilgileri gönderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alınabileceğini aşağı yukarı bilir ve (varsa) itirazlarını hazırlardı. Toplantıların verimini arttıran diğer önemli hususlar şunlardı:

1. Toplantı mutlaka zamanında başlardı. Hemen hemen herkes on-onbeş dakika önceden gelmiş olurdu. Yaklaşık 15 dakikalık "memleket meseleleri"nden sonra, sadede gelinir ve gündemin birinci maddesine geçilirdi.

2. Gündeme mutlaka sadık kalınırdı. Başka çok önemli bir mesele ortaya atılacak olursa, üzerinde çalışılması ve gelecek toplantının gündemine alınması tavsiye edilirdi.

3. Müzakere sırasında konu dışına çıkılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.

4. Kimse birbirinin sözünü kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, "ben bilirimciliğe" prim verilmezdi. Herkesin, herşeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sözü ağzında kalmazdı.

5. Başkan dahil, hiçkimse gelişigüzel toplantıyı terkedip dışarı çıkmaz, içecek servisi dışında kapı açılıp kapanmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması için toplantı terkedilmez; odanın içindense asla telefon görüşmesi yapılmazdı.

6. Şirket performansı gözden geçirilirken yönetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya çalışılırdı. Ne meselelerin üstü örtülür, ne de pire için yorgan yakılırdı. Yönetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hiçbir belirsizliğe meydan verilmezdi.

7. Başta başkan olmak üzere, bütün katılımcılar muhataplarını dinlemesini bilirlerdi. Hatta, çoğunlukla şirket yöneticilerini konuşturup, gerçek gidişatı anlamaya çalışırlardı. İki toplantı arasında da, yönetimin verdiği bilgilerin tetkiki için gerekiyorsa şirkette özel araştırma yaptırılırdı.

8. Şirket politikaları ve atılacak adımlar üzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatmayan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile tekrar ele alınır ve mutlaka gönüllü bir konsensüse ulaşılırdı. Kararlarda belirsiz bir noktanın kalmamasına azami gayret gösterilirdi.

9. Toplantı üç saat içinde bitirilirdi. Şirket yöneticileriyle başbaşa konuşmak isteyenler, toplantıdan sonra görüşürlerdi.

10. Bir sonraki toplantının tarihi ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.

Verimsiz toplantı nasıl yapılır?

Peki, verimsiz bir toplantının nasıl yapılacağını da merak ediyor musunuz?

İşte size David Sharman'ın analizi. Başarısız toplantıların başlıca sekiz sebebini sıralayan tecrübeli işletme hocasına göre, birinci sebep, toplantının lüzumsuz olmasıdır!

1. Toplantı gerekli değilse, kötü toplantı sanatına ilk başarılı adımı atmış sayılırsınız. Toplantının gerçek maksadı, düzenleyen tarafından muhtemelen tam düşünülmemiş veya kavranmamıştır. Sonuçta, katılımcılar vakit ve enerjileri israf oldu diye bozulur ve sinirlenirler.

Çözüm: Böyle bir toplantı yapmadan da gerekli enformasyonun ilgililere ulaştırılıp tepkilerinin alınabileceği alternatif yolları araştırın (telefon, mektup veya faks.. gibi).

2. Toplantının gayesi açık olmayabilir. Düzenleyicinin kafasındaki amaç katılımcılar tarafından paylaşılmamış veya yeterince anlaşılmamış olabilir. Toplantının gayesine dair ortak bir görüş olmadan, başkanın toplantıya katılanlara kılavuzluk etmesi güçleşir. Hakiki hedefleri kuşatan belirsizlik, katılımcıları alakasız yerlere sürükler.

Çözüm: Toplantıdan önce hedefleri belirleyin ve onları katılımcılarla mümkün olduğu kadar sık ve süratli paylaşın.

3. Toplantı kötü planlanmış ve berbat hazırlanmış olabilir. Toplantının yapısı eksikse, yani gündem maddeleri toplantının başında veya, daha ideal olarak, toplantıdan birkaç gün önce katılımcılara sunulmamışsa, o toplantıdan derde deva birşey çıkmaz. Toplantının maksadına dair katılımcılara yeterli bilgi verilmemişse, onlar da etkin biçimde hazırlanamazlar.

Çözüm: Gündemi toplantıdan önce planlayıp katılımcılara dağıtın.

4. Toplantı berbat bir ortamda yapılıyor olabilir. Bıktırıcı sıcak veya dondurucu soğuk, katılımcıların katkısını sıfırlayabilir. Aynı şekilde, toplantıya katılanların sayısının fazla olması iletişimin kalitesini azaltır ve insanlar toplantıyla değil kendi işleriyle meşgul olmaya başlarlar.

Çözüm: Önceden toplantı yerini muhakkak görün ve mevcut imkânları kontrol edin.

5. Toplantı gelişigüzel kesintiye uğratılabilir. Sürekli kesintiler veya dışarıdan sesler gelmesi tartışmanın akışını zedeler.

Çözüm: Toplantıdan önce muhtemel müdahale kaynaklarını gözden geçirin. Katılımcıların rahatsız olmayacakları bir ortam hazırlayın.

6. Toplantıda yanlış insanlar olabilir. Ve doğru insanlardan bazıları bulunmayabilir. Çok sayıda katılımcının olması samimi ve serbest tartışmayı engeller. Sayının az olması ise tartışılan problem veya konu hakkında temsil gücü yeterli olmayan bir görüş elde edilmesine yol açar.

Çözüm: Gerekli kararları verebilme ve uygulayabilme yetkisine sahip anahtar fertler tesbit edilmeli ve toplantıya çağrılmalıdır. Uygulama yetki ve imkânı olmayan kişilerle etkili kararlar alınamaz.

7. Başkan yetersiz olabilir. Toplantı başkanı son derece dirayetli olmalı, katılımcılarda saygı uyandırmalıdır. Şayet ileri ölçüde dogmatik veya zayıf karakterli olursa, katılımcılar ya gücenir veya müstehzi olurlar; sonuçta elbirliği ile iyi kararlar almak güçleşir.

Çözüm: Başkan toplantıyı sürdürebilme yeteneğine sahip olmalı, katılımcıların duygularına karşı hassasiyet göstermeli, çekingenleri teşvik edip, ileri gidenleri nezaketle uyarabilmelidir.

8. Toplantı sonunda hiçbir karar alınmamış olabilir. Katılımcılara karşı aşırı rahat davranmak hiçbir karar alınmamasıyla sonuçlanır. Herkes gündeme yeni maddeler sokmak ister, diğerleri karşı çıkar, ortalık curcuma yerine döner.

Çözüm: Başkan gündeme sadık kalınmasını temin etmeli, tartışılması önceden kararlaştırılmış olan maddelerden büyük sapma olmamasına özen göstermelidir.

Haydi hayırlı toplantılar.

(x) Mustafa Özel http://www.yenisafak.com.tr/arsiv/2003/AGUSTOS/10/mozel.html

(xx) Dr. Sema ÖZÇER http://www.maydanis.com.tr/may.php?syf=34&haber_id=50